الجزء الثاني
إعداد محضر جلسة الاستماع
1. يكلف مقرر اللجنة عضواً من فريق العمل بتدوين محضر جلسة الاستماع،بحيث يدون فيه كافة
إجراءات الجلسة، مع إبراز أهم النقاط التي تم التطرق إليها، بأسلوب منهجي ومتسلسل، ويتم اللجوء إلى التسجيل الصوتي أو المتلفز ومن ثم إعداد
محضر خاص بجلسة الاستماع.
2. بعد تجهيز محضر الجلسة، دون إحداث أي تعديل أو تبديل أو تغيير على الحديث الذي دار خلال الجلسة، يقوم عضو الفريق برفع المحضر إلى مقرر اللجنة الذي يتولى تدقيقه والتأكد من سلامته شكلاً ومضموناً، ومن ثم يقوم بالتوقيع عليه.
3. إعداد التقرير النهائي
4. يطلب مقرر اللجنة من فريق العمل استخلاص النتائج التي تم التوصل إليها والاستفادة من المعلومات الواردة في التقرير الأولي الذي تم اعتماده من
قبل لجنة الاستماع.
5. يدعو مقرر اللجنة أعضاء فريق العمل إلى اجتماع خاص بهدف إعداد مسودة التقرير النهائي الخاص بجلسة الاستماع.
6. يراعى في إعداد مسودة التقرير النهائي استخدام لغة بسيطة، وأسلوب عرض منهجي ومتسلسل يأخذ بعين الاعتبار السياسة العامة المعتمدة والمسائل الأساسية التي أثيرت خلال جلسة الاستماع، واعتماد طريقة موحدة في الترقيم، وصولاً إلى النتائج والتوصيات، مع قائمة بالمصطلحات والاختصارات والملاحق ليكون من السهل الرجوع إليها.
7. * رفع التقرير النهائي إلى هيئة الرئاسة المجلس.
8. بعد إنجاز مسودة التقرير النهائي، يقوم مقرر اللجنة بالتوقيع عليها ويتولى رفعها إلى لجنة أي اللجنة المنظمة.
9. تعقد لجنة ( اللجنة المنظمة ) اجتماعاً خاصاً لمناقشة مسودة التقرير على ضوء مجريات جلسة الاستماع.
10.
وبعد إقرار مسودة التقرير من قبل اللجنة وتوقيعها من رئيس اللجنة إلى جانب النائب و توقيع
المقرر.
يصبح التقرير الخاص بجلسة الاستماع عندئذ نهائياً.
وأخيراً، يتولى رئيس اللجنة رفع التقرير النهائي إلى هيئة الرئاسة الهيئات
الأهلية التي يتبع لها ممثلو لجنة الاستماع أو اللجنة التنسيقية،مرفقاً بملخص تنفيذي عن التقرير، لتتولى بدورها متابعة التوصيات الواردة في التقرير مع الإدارة العامة المختصة باعتبارها
الجهة العليا المخولة
بعملية صنع القرار.
سادساً: توصيات عامة
1.
يصدر التقرير النهائي الخاص بجلسة الاستماع، مع الملخص التنفيذي، في نشرة دورية خاصة تصدر عن اللجنة .
2.
ينشر التقرير النهائي الخاص بجلسة الاستماع، مع الملخص التنفيذي، على الموقع الإلكتروني الخاص بالمجلس النواب
3.
ترسل نسخة عن النشرة الدورية الخاصة بجلسة الاستماع إلى الممثل الرسمي المعني أو الممثلين الرسميين المعنيين.
4.
ترسل نسخة عن النشرة الدورية الخاصة بجلسة الاستماع إلى الوزارات والمؤسسات والهيئات العامة أو ذات النفع العام المعنية أو ذات الصلة بموضوع الجلسة.
5.
ترسل نسخ عن النشرات الدورية الخاصة بجلسات الاستماع التي تتعلق بالرقابة المالية والإدارية على الإدارة العامة إلى ديوان الرقابة المالية والإدارية.
6.
ترسل نسخ عن النشرات الدورية الخاصة بجلسات الاستماع إلى المنظمات المجتمع المدني بهدف
تعميم التجربة وفي إطار التنسيق والتعاون لتحقيق وحدة الهدف.
7.
يتم تعميم الملخص التنفيذي الخاص بكل جلسة استماع على وسائل الإعلام.
8.
يتم طباعة كتيبات أو منشورات عن جلسات الاستماع، مع الملخصات التنفيذية، بهدف التوزيع على الجمهور المستهدف.
9.
يتم إرسال نسخ عن هذه الكتيبات أو المنشورات إلى مكتبات الجامعات والكليات والمعاهد والمكتبات العامة.
توصيات عامة
تذكر (( التخطيط لعقد جلسة استماع مسئوليتنا
جميعا-( رئيس اللجنة واعضاء
للجنة وسكرتارية اللجنة )
***
تهيئة المناخ اللازم لجلسة استماع فعاله:
المناخ : هو
مجموعة القيم
والاتجاهات والأفكار التي
تحكم علاقات
الأفراد والمستويات
الإدارية للجنة.
أ- وسمات المناخ الصحي
لعقد لجلسة الاستماع هي .
1- المسؤولية
الجماعية ( روح الفريق ). 2- الشورى
. 3- المؤسسية
.
4- استثمار الطاقات
وتفجيرها . 5- سعة الصدر
. 6- رضا الأعضاء .
7 - إشباع الحاجات ( الأمان / التقدير / الثقة ) . 8- التفاهم والانسجام .
9- الإحساس بالعدل .
ب- العوامل التي تجعل مناخ
الجلسة الاستماع صحيا :
1- علاقات
الأفراد المؤتمر 2- قيم واتجاهات الأفراد قبل المؤتمر 3 -
تخفيف الأحمال وتفقد الأفراد
4- احترام الوقت والنظام 5- الثناء على
الإنجاز - تطبيق الخطط 6- دعم
الآخرين 7 – القناعات
8 - ترشيد
ضغوط العمل
ج- النتائج المترتبة
على المناخ الصحي :
1- حماسة ودافعية .
2- حوارات بناءة ومثمرة .
3- ثقة واستمرارية . 4- نجاحات مستمرة
. 5- قرارات فعالة .
عوامل نجاح جلسات الاستماع
هناك
مجموعة من العوامل المهمة التي ينبغي توافرها حتى تنجح أي فعالية في تحقيق أهدافها
المحددة لها أثناء التخطيط لعقدها. وتشمل هذه العوامل :
العامل الأول: الإدارة القوية
Ø
يجب أن تتم الادارة عبر جهة واحدة، كان تكون لجنة مختصة
بإدارة الفعالية، ويكون على راسها شخص حازم لديه من الخبرة في تخصصه ما يؤهله
لإدارة الفعالية وضمان نجاحها عبر الإمساك بجميع خيوطها. وينبغي أن يكون هذا
الشخص مقبولاً لدى جميع الأطراف لما يتحلّى به من حكمة ومنطقية واعتدال فضلاً عن
الاحترام والمحبة. وعلى هذا القائد أن يقود بشكل متوازن حتى ينجح في أداء مهمته.
Ø
وإذا توفرت هذه العناصر، يمكن أن نضمن تسييّر الفعالية
بطريقة مقبولة ومنظّمة. كما أن عدم الالتفات إلى هذه النقطة يمكن أن يؤدي إلى أن
تسير الاجتماعات دون هدف أو تنعطف عن الهدف الذي رسم لها، هذا على أحسن الفروض،
والفرض الأسوأ لها أن تتحول الفعالية إلى حالة من الفوضى بسبب تضارب الآراء والرؤى
مما يقود إلى انعكاسات سلبية.
Ø
وعلى الإدارة - سواء تجسدت في لجنة أو شخص مدير - أن
توفّر في نفسها المؤهلات الكافية للسيطرة والتوجيه، فإنها إذا لم تتفهّم ما يجب
عليها فعله من فعل أو رد فعل، فإنها ستفقد القدرة على التأثير في الاجتماع بالشكل
المطلوب.
وهناك بعض الاقتراحات للوصول إلى إدارة موجهة وقوية:
1- الالتزام بجدول أعمال جلسة الاستماع محدّد المراحل
وموضوعات البحث، مع تحديد الزمن الكافي لها بعد الاتفاق عليه من قبل الأطراف
المشاركة ثم توجيه وقائع الاجتماع وفق هذا الجدول المرسوم وبهذا نكون قد أغلقنا
باب الامتعاض من قبل المشاركين حتى لا يعتبروا جلسة الاستماع مضيعة للوقت وللجهود.
2- تشجيع المشاركين في الجلسة على الإدلاء بآرائهم وطرح
أفكارهم ومناقشاتهم والتركيز على الاهتمام في كل حديث أو رأي يطرحه طرف مشترك من
حيث الانتباه والزمان والتوضيح والشرح والتعليق، حتى يتاح للجميع الفرص المتوازنة
والكافية للتعبير عن آرائهم حتى لا يخرجوا من الجلسة وهم يشعرون بالانعزال أو الغربة عن الأجواء.
3- ضبط الوقت ومطابقته مع المناقشات والآراء المطروحة في
الجلسة حتى يتوفّر الوقت الكافي للاستماع
إلى مختلف الآراء وحتى يتوازن أيضاً الوقت مع الأفكار المطروحة لكي لا يطول الحديث
عن نقطة غير ذات أهمية ويقصر في النقاط المهمة، وأيضاً حتى تنتهي الجلسة وقد فرغ
من مناقشة كل النقاط المحددة على الجدول بلا تأجيل أو حذف أو تغيير.
4- تدوين وقائع الاجتماع وتوثيقها، وخصوصاً تدوين ما تمّ
الاتفاق عليه من قرارات والنقاط التي كانت مثار جدل بين الأطراف وتسجيل رأي كل طرف
وتثبيت مناقشته. فالتسجيل يضمن فوائد عديدة منها، أنه يلغي احتمالات سوء التفاهم
أو الأعذار في الاجتماعات القادمة، ويجعل تغيير المواقف والآراء والالتزامات عملية
واضحة ومعروفة، فضلاً عن تكريس الأفكار وحفظ التجارب بحيث تكون مرجعاً
يستفاد منه في الجلسات القادمة.
5- إنهاء الجلسة بخلاصة ملائمة - أي جامعة لكل ما طرح في
الاجتماع من رؤى ومناقشات- ومانعة من دخول الآراء والأفكار التي لا ترتبط بموضوعات
الاجتماع وتسجيلها في بيان واضح ودقيق مع تحديد المهام والأشخاص الذين عينوا
لإنجازها، على أن يوزّع هذا البيان على الجميع كوسيلة إلزام ومذكرة عمل.
وهذا البيان يحال إلى لجنة المتابعة فيما بعد الاجتماع لمواصلة مهمتها بالشكل
الأفضل.
6- التوجيه والسيطرة على الجلسة لضمان فرص التعبير عن
الرأي للجميع، حتى لا يخرج البعض بانطباعات سلبية ويتصوّر أن الاجتماع كان ضياعاً
للوقت وخسائره أكثر من منافعه.
العامل الثاني: التحضير المسبق
يجب بذل جهد حثيث من أجل التحضير لجلسة الاستماع وتنظيم
جدول أعمال يرضي جميع الأطراف المساهمة - وهذا أمر يرتبط بلجنة التحضير أكثر من
غيرها - فإن أي فعالية تقام بناء على تحضير مسبق وتنظيم كاف يطّلع عليه المشاركون
قبل انعقادها، من الصعب توقع فشلها وذلك للآتي:
1- المشاركون في الفعالية ليسوا قادرين على تحضير أنفسهم
في وقت الجلسة أو قبله بقليل في الغالب، وبناء عليه لن تكون المعلومات
المطلوبة والأفكار المراد بحثها في الجلسة متوافرة لديهم بالقدرة والمستوى الكافيين وهذا
من شأنه أن يخلّ بوقائع الجلسة وموضوعيته
وبالتالي نتائجه.
2- عدم وضع جدول زمني لوقائع جلسة الاستماع متطابق مع
جدول الأعمال يعني أن الجلسة تنتهي لأسباب
عديدة منها تعب المشاركين، ومنها شعورهم بالملل، أو تركهم لجلسة الاستماع لانشغالات أخرى يجدونها أولى وأهم من المشاركة
في الجلسة ومنها توقع الفشل وهذا كاف
لدفعهم إلى ترك الجلسة أو عدم التفاعل
معه.
3- عدم التحضير المسبق قد ينتهي أيضاً إلى جرّ الجلسة إلى أمور لم يحسب لها حسابها وبالتالي ستؤول
النتيجة إلى شعور البعض بالخسارة، وإن كان مثل هذا الجلسة قد يخقق فائدة لبعض الأطراف التي تعرف كيف تغتنم
الفرص وتستثمر الأوقات.
العامل الثالث: التفاعل مع جلسة الاستماع
لعلّ من المساهمات الفعالة في إنجاح جلسات الاستماع وكسب نتائج مثمرة منها هو العمل على أن يحضر
الأشخاص المعنيون لجلسة الاستماع وبمستوى
جيد من الاستعداد الذهني والراحة الجسدية، فالحالة النفسية والجسدية تشكل ركيزة
أساسية لإعطاء الجلسة صبغة إيجابية تنعكس
على الأجواء.
كما أن الموقف النفسي من الجلسة يؤدّي دوراً كبيراً في تحديد مركزية الجلسة وأهميته وبالتالي نتائجه، لذلك ينبغي على اللجان
المديرة لجلسة أن تلحظ الحالات النفسية
للأطراف المدعوة ورعايتها رعاية جيدة، إضافة إلى العمل على توفير أكبر قدر ممكن من
الراحة، مما ينعكس إيجاباً على نجاح الجلسة .
وهناك بعض المواقف السلبية التي ينبغي على منظمي الجلسات
ملاحظتها جيداً والعمل على تلافيها وتشمل:-
1- عدم سعي المشاركين للحضور بأنفسهم وإرسال بدلاء عنهم
لحضور جلسات الاستماع .
2- عدم التحضير للجلسة كما ينبغي أو عدم إحضار المذكرات أو المهمات
المطلوبة.
3- إشغال المشارك لنفسه ببعض الأعمال التي من
شأنها أن تعيق عمل جلسة الاستماع مثل التحدث بواسطة الهاتف الجوال أو مطالعة صحيفة
أو كتابة رسالة أو التحدث مع بعض الزملاء. وأحياناً يجد البعض من وقائع جلسة
الاستماع ومناقشاته مجالاً مناسباً
للسخرية والضحك أو صرف الحديث الموضوعي المركز إلى أمور جانبية لا تمس صلب الموضوع
أو ترتبط في أمور لا ربط لها في حديث جلسة الاستماع .
4- الوصول متأخراً إلى الجلسة أو البقاء لفترة فيه ثم الخروج منه قد يكشف أن الجلسة
لم يكن موضع اهتمام كامل والنتيجة أنه
سيكون أقل نفعاً وفائدة.
العامل الرابع: دور المكان
للمكان دوره أيضاً فبعض الأشخاص قد يشعر بصعوبة كبيرة في
الاستمرار في جلسة الاستماع أو المساهمة
الفاعلة فيه إذا لم يكن مكان جلسة مريحاً
وجيداً. فالمكان ينعكس كثيراً على نفوس المقيمين فيه إيجاباً وسلباً خصوصاً وأن
بعض الأشخاص قد تكون لهم حساسية روحية أو عاطفية شديدة، كما أن البعض منهم قد
ترهقه الأعمال والمسؤوليات بما لا يجد لنفسه فرصة للراحة، فإذا شارك في اجتماعات
مكثّفة ومركّزة فإن ذلك سيرهقه فكرياً وجــسدياً الأمر الذي يعطّل مساهماته
الفعالة وإن كان مقتنعاً بضرورة الاجتماع وأهميته.
لذلك فعلى اللجان المعدة لجلسات أن تعد أماكن صالحة ومريحة للاجتماعات الطويلة
والمكثفة حتى تضمن اهتماماً أكبر من المشاركين بموضوعات الاجتماع.
الملاحق
ملحق (١)
) قواعد وأحكام عامة)
1.
يتم توزيع نسخة من تقرير اللجنة ومرفقاته من وثائق ودراسات وأبحاث ورسومات توضيحية وبيانية على الحضور.على جميع المتحدثين التعريف بأنفسهم قبل دخولهم في معرض النقاش.
2.يجب أن يتم توجيه الكلام إلى رئيس لجنة الاستماع.
3. إذا كانت هنالك مجموعة من الأشخاص أو الهيئات أو المنظمات ذات صلة بموضوع الجلسة، فعليها اختيار ممثل للتحدث باسمها.
4. تمنع السلوكيات التي تأتي في إطار، التشجيع أو المضايقات أو التشويش على سير أعمال جلسة الاستماع، ويطلب من القائمين عليها الانصراف من قاعة جلسة الاستماع.
5. بعد الانتهاء من جلسة الاستماع يوضح رئيس الجلسة الخطوات التي ستقوم بها لجنة الاستماع
لاحقاً.
ملحق(٢)
المهام اللوجستية لرئيس جلسة الاستماع
إن مهام رئيس جلسة الاستماع مهمة للغاية وحيوية، لذلك فإن التالي سيقدم تلخيصاً لأهم الأمور التي على رئيس جلسة الاستماع متابعتها، وفقاً للمراحل المختلفة للجلسة:
قبل وعند بدء جلسة الاستماع
1.
إعطاء الموافقة على أجندة جلسة الاستماع .
2.
الترحيب بالحضور والتأكيد على حريتهم فيالتعبير عن آرائهم خلال الجلسة.
3.
توضيح القواعد والأحكام العامة الناظمة لسير الجلسة.
4.
الإذن ببدء جلسة الاستماع.
5.
تقديم موضوع جلسة الاستماع.
6.
تقديم الممثل الرسمي.
أثناء جلسة الاستماع
1.
السماح للممثل الرسمي بالحديث.
2.
تحديد عدد المتحدثين.
3.
تحديد وقت زمني لكل متحدث.
4.
ضمان حسن سير الجلسة وضبط النظام.
5.
دعوة الجلسة للانعقاد على إثر الاستراحة.
6.
لرئيس الجلسة الحق في رفع الجلسة في الحالات التالية:
أ-
حالات الشغب والفوضى غير المسيطر عليها.
ب-
إذا ما طالت الجلسة أكثر من المدة المحددة لها،على أن يتم استئنافها في موعد لاحق يُحدده رئيس الجلسة.
ت-
في حال طلب أغلبية أعضاء الجلسة ذلك.
في ختام جلسة الاستماع
1.
تلخيص أهم نقاط جلسة الاستماع.
2.
تحديد موعد مقبل لجلسة الاستماع التالية إن وجد.
3.
الإجابة على أسئلة الصحفيين بعد الجلسة.
4.
تلقي شكاوى الجمهور وملاحظاتهم على الجلسة.
ملحق (٣)
نصائح
لعقد جلسة استماع ناجحة
لضمان
عقد
جلسة
استماع
ناجحة،
تتم
إدارتها بطريقة
سلسة
ومهنية وموضوعية،
فبالإمكان إتباع
النصائح
الإرشادية
التالية:-
1. يجب أن يتم الإعداد للجلسة بشكل جيد، بحيث تتم مراجعة كافة الوثائق والمعلومات المتوفرة
بشأنها الإعداد الجيد يعني نتائج جيدة.
2. أن تتم مراجعة آليات وإجراءات عقد الجلسة بشكل مسبق.
3. أن يتم إبلاغ الممثل الرسمي بتاريخ عقد الجلسة بطريقة ملائمة وفي الوقت الملائم
4. . أن يتم التأكد من أن الممثل الرسمي سيحضر الجلسة.
5. التأكد من توثيق الجلسة عبر محضر رسمي، وعبر التسجيل ( الصوتي أو المتلفز ) على أن يتم وقف كلام المتحدث عندما يتم تغيير شريط التسجيل.
6. أن يتم تحديد وقت زمني متساوي لكل متحدث.
7. الحفاظ على هدوء الجلسة.
8. ضمان حق الحديث لكل من يرغب في ذلك.
9. الحرص على أن تكون المداخلات ضمن سياق الجلسة وغير مكررة.
10.
الحرص على أن لا تأخذ المداخلات طابع اًشخصياً.
11.
الحرص على توجيه أسئلة للممثل الرسمي بطريقة ملائمة، ولائقة وعن طريقة رئيس اللجنة .
12.
الحرص على توجيه أسئلة نوعية ومتنوعة للممثل الرسمي.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق