التنظيم & التفويض
هيثم
الحسني
التنظيم & التفويض
المقدمة
:-
لا
تستطيع المجتمعات الحديثة أن تواكب التطور اعتمادا على قدرات فردية أو بطولات
أحادية لان حجم التنوع والتباين في الحاجات الإنسانية لأفراد المجتمع كبير بحيث لا
يمكن تغطيته إلا من خلال التنظيم ( المنظمة ) والتي تعمل على تكوين المفاهيم
والاتصالات وصنع القرارات ورسم اتجاهات الرأي والتدرج الاجتماعي والتغيير والتطوير
والتمحور حول (القضية= الهدف) بما يسهم في تقدم البشرية وتطورها وبناء الحضارة
الإنسانية.
تعريف التنظيم الإداري
يعني
تنسيق للجهود البشرية في مؤسسة عامة ( الدوائر الدولة التشريعة او التنفيذية عامة
او خاصة ) بقصد تحقيق الاهداف والسياسات
المرسومة بكفاءة عالية واقل تكلفة ممكنة او انه عمل اجتماعي مستمر يتم عن وعي
وادراك لتنسيق اوجه النشاط البشري في مجال معين من اجل تحقيق هدف متفق عليه
والتنظيم ليس غاية بحد ذاته بل هو احدى عمليات الإدارة التي تستهدف انجاز الاهداف
المراد تحقيقها ودراسة التنظيم تتطلب دراسة مايلي:-
1. عناصر التنظيم
2. مبادئ التنظيم
3. تنظيم الإدارة - العامة العراقية
ومشاكلها.
4. عناصر التنظيم
5. تحديد الوظائف والاعمال
6. تكوين الوحدات الادارية
7. التدرج والتسلسل الإداري
8. تفويض السلطة وتركيزها مبادئ
التنظيم
9. وجوب قيام سلطة قيادية واحدة
في الدولة
10. وحدة القيادة والامر
والتوجيه
11. وجوب التلازم والتناسب بين
السلطة والمسؤلية
12. ضرورة تحديد الواجبات
والمسؤوليات بدقة
13. قاعدة التخصص وتقسيم العمل
14. نطاق الاشراف وتحديده
15.
التنسيق الدائم والمستمر
16. عدم صلاحية المجالس آو
اللجان لمباشرة اعمال الإدارة التنفيذية في بنية الإدارة العامة العراقية
17. الإدارة المركزية ويمثلها
رئيس الوزراء ومجلس الوزراء والهيئات
التابعة لمجلس الوزراء الادارات غير الوزارية اللامركزية الوظيفية
18.
· الإدارة المحلية وتمثلها
المجالس الشعبية المحلية.
تحديد الوظائف والاعمال
ان تجميع الأعمال الحكومية
الهائلة والمتشعبة في وحدات ادارية ( وزارات - دوائر – مديريات – اقسام - شعبة ) ليس
بالامر اليسير ذلك ان تجميع الأعمال المتجانسة في وظيفة معينة يقتضي من شاغلها
القيام بواجبات محددة وتحمل مسؤوليات معينة يجب ان لايتم بناء على نزعات و اتجاهات سياسية بحتة وانما
يحكم هذا التجميع عدة قواعد اساسية تختلف اهمية كل قاعدة باختلاف الطروف ومنها : -
1. الاستفادة من التخصص
2. تأمين التنسيق بين مختلف
الأعمال
3. ضمان تفرغ الرؤوساء
للاعمال الهامة
4. تسهيل عملية الرقابة في
الجهاز الإداري
5. خفض التكاليف بالاقلال من
المناصب الغير ضرورية
6. يجب التمييز بين الموظف
والوظيفة
7. يجب التمييز بين انشاء
الوظائف وتصنيفها وترتيبها
8.
شغل الوظيفة يعني تعين الشخص المناسب للقيام
بمهامها
تكوين الوحدات الادارية
الحقيقة ان التنظيم ليس الا
الجمع بين الوظائف والموظفين والتنسيق بينه في خطوات تدريجية تنتهي بنا الى تجميع
هذه الوظائف في شعب الادارية وتجميع الشعب
في اقسام وتجميع الاقسام في دوائر وتجميع الدوائر في مديريات عامة وتجميع المديريات العامة في وزارات وذلك بالصورة الهرمية المناسبة
كما يتم التجميع باحد الاسس التالية:-
1. تجميع الوظائف التي لها
واجبات متماثلة في مجموعة واحدة.
2. تجميع الوظائف التي تخدم
منطقة جغرافية واحدة في مجموعة واحدة.
3. تجميع الوظائف التي تخدم
جمهور معين في مجموعة واحدة .
4.
تجميع الوظائف التي لها طبيعة واحدة في مجموعة
واحدة.
5.
تحديد العلاقة الوظيفية بين الوظائف داخل القسم
وبين الاقسام داخل الدوائر وبين المكاتب داخل المديريات وبين المديريات داخل
الوزارات.
6. تتولى تسيير الاعمال ادارات
عامة مرتبطة بالوزير ومؤسسات عامة مستقلة وشركات عامة وهيئات مستقلة .
7. تحوي كل إدارة سلسلة من
الوظائف يتألف منها ملاك الإدارة الخاص.
8.
يشرع قانون خاص بكل وزارة او
هيئة مستقله اما الادارات المؤقتة تحدث بامر
من مجلس الوزراء .
في
الدولة المعاصرة تتبع معايير جديدة منها :
1. التكوين وفق المعيار
الجغرافي.
2. التكوين وفق معيار الوظيفة.
3. التكوين وفق معيار العملاء.
4. التكوين وفق معيار الانتاج.
انواع الوحدات الادارية
1. الهيئات العامة او الاصلية
وهي الوزارات والادارات .
2. الهيئات المساعدة.
3. الهيئات الاستشارية تقدم
الدراسات والبحوث والاحصاء وغير ذلك.
4. توجد هيئات تقوم بالمهام
التنفيذية والفنية والاستشارية
التدرج
والتسلسل الاداري
الحقيقة ان كل تنظيم كبير
يجب ان يفرغ في قالب هرمي او تدرجي توزع فيه السلطات والمسؤوليات على درجات متعددة
تربط بين قاعدة النظام وقمته وفيما يلي اهم خصائص التسلسل الاداري :-
1.
يتسع عند القاعدة ويضيق عند القمة
2.
يكون لكل موظف رئيس واحد يتلقى منه الاوامر
3.
يتلقى الموظف دائما اوامره من اخر في مستوى اعلى منه
4.
يتم الاتصال الرسمي بين مستويات الادارة دون تخطي مستوى
معين
5.
تحدد اختصاصات كل وظيفة ومسؤولياتها وواجباتها
6.
يمنح الموظف السلطة اللازمة لانجاز واجبات
الوظيفة المكلف شغلها
7.
يسمح التسلسل بتفادي الازدواج في الرئاسة وفي
الاوامر
8.
يمنع من تركيز السلطة
9.
يمنع تراكم الاختصاصات عند القمة
10.
يسهل عملية لا مركزية صنع القرار
11.
يكفل سهولة الأتصال بين وحدات الاجهاز الاداري
12.
يضمن هيمنة السلطة المركزية على الادارة والفروع
في كافة ارجاء الدولة
تركيز وتفويض السلطة
تفويض
السلطة هو مفتاح التنظيم وتفويض السلطة هو اكثر الشؤون الادارية اولية واهمية لكن التفويض
هو من اقل الفنون الادارية سلامة في التطبيق وهو قليل الاستخدام في اداراتنا
العامة لذلك شكل عدم تفويض السلطة احد الاسباب الرئيسة التي ادت الى اخفاق
المديرين في القطاع العام لكن تفويض سلطة ما يلازمه تفويض اختصاص ما ومعنى هذا ان
الرئيس الاداري عندما يفوض نائبا او معاونا له في اختصاص معين يتحتم عليه ان يفوضه
في السلطة التي تمكنه من ممارسة هذا الاختصاص على الوجه المناسب وتفويض السلطة
لايعني التنصل من المسؤولية لان المفوض اليه يصدر قرارات كانها صادرة عن السلطة
الاصلية لذا يجب البحث عن افضل التابعين وتفويضه.
اسباب تردد المدراء بالتفويض:
1.
فقدان الثقة
لدى المدير بعاونه
2.
عجز المدير عن استخدام وسائل المتابعة
3.
خوف المدير من عملية التفويض
4.
خوف المعاون من التفويض بسبب ان المعلومات غير
متوفرة له وعدم الرغبة في تحمل المسؤولية
سلطات لاتفوض:
1.
المسائل المالية والتصرف في الميزانية .
2.
القرارات الكبيرة المتعلقة بالتشريع داخل الدائرة
اوالمؤسسة .
3.
تخصيص مبالغ كبيرة للمشاريع الخاصة بالدوائر
المؤسسات .
4.
اقتراح تغيير السياسة العامة للدوائر او المؤسسات
- التعيين في الوظائف القيادية الرئيسية في المؤسسة
- التغييرات الكبرى في طرق العمل ( ستراتجيات وسياسات العمل )
اسس ومبادئ التفويض:
1.
لايجوز التفويض الابنص قانوني يجيز ذلك صراحة تفويضا
جزئيا.
2.
لايجوز تفويض السلطة الا بموجب صك تنظيمي .
3.
التمييز بين تفويض السلطة وتفويض التوقيع.
4.
تفويض السلطة يوجه الى الشخص بصفته لابشخصه.
5.
تفويض التوقيع شخصي..
6.
القرار الصادر نتيجة تفويض السلطة ينسب الى المفوض اليه.
7.
القرار الصادر من المفوض اليه بالتوقيع يستمد قوته من
صاحب الاختصاص الاصلي..
8.
الحلول هو حلول النائب محل المدير في حال غيابه
والحلول مشرع وله نفس سلطات الاصيل
مبادئ التنظيم
1.
وجوب قيام سلطة قيادية واحدة في الدولة.
2.
وحدة القيادة والامر والتوجيه.
3.
وجوب التلازم والتناسب بين السلطة والمسؤولية
4.
ضرورة تحديد الواجبات والمسؤوليات بدقة
5.
قاعدة التخصص وتقسيم العمل
6.
تحديد نطاق الاشراف
7.
التنسيق
8.
عدم صلاحية المجالس واللجان لمباشرة اعمال
الادارة التنفيذية.
1· وجوب قيام سلطة قيادية واحدة في الدولة :
يحقق هذا المبدأ الهام ميزة تنسيق العمل بين الوحدات
الادارية داخل الادارة الواحدة وخارجها مع دوائر اخرى وذلك حتى لاتسير كل منها في
فلك مستقل فلا يتحقق الالتقاء نحو القاسم المشترك بينها وهو تحقيق السياسة العامة
للدولة باسرها واصبح اليوم من الضروري ان تعلم كل الادارات بعمل بعضها والسلطة
القيادية هي التي تنسق بين الجميع وفي
النظام العراقي هو (مجلس الوزراء).
2· وحدة القيادة والاوامر:
يقصد بوحدة القيادة ان تنحصر سلطة الاوامر واصدار
القرارات في أي مستوى اداري بالمؤسسة من جهة واحدة سواء اكانت هذه الجهة فرد ام
مجلس بحيث لا يتلقى المرؤوس التعليمات الا من مصدر واحد.
3· وجوب التلازم والتناسب بين السلطة والمسؤولية:
فالسلطة يجب ان
تسير والمسؤولية معا في جميع المستويات فالمسؤولية تدور وجودا وعدما بوجود السلطة
او عدم وجودها فهي توجد حيث تتوافر السلطة وتزول بزوالها واذا كانت السلطة
والمسؤولية يجب ان تكون متلازمتين ويجب ان تكونا متبادلتين متناسبتين اذا لا يجب ان
يسال الموظف عن انجاز اعمال معينة كلف بها طالما انه لم يمنح لاسلطات المناسبة
لانجاز ما كلف به .
4. ضرورة تحديد الوجبات والمسؤوليات بدقة :
يقصد بهذا المبدء وجوب معرفة كل منتسب اوموظف اوعضو اوغيرهم من منتسبين او موظفين او الاعضاء لهذه المؤسسة
مقتضيات وظيفته بدقة متناهية وحدود سلطاته ومسؤولياته حتى لا نسمع عبارة هذا ليس
من اختصاصي ويجب تحديد الواجبات والمسؤوليات والعلاقات والسلطات تحديدا كتابيا
واضحا ومعروفا من الجميع وذلك بالنسبة لجميع المناصب الادارية والوظائف المختلفة .
5· قاعدة تخصص وتقسيم العمل:
وتقول هذه القاعدة ان الكفاية الادارية تزداد كلما
ازداد التخصص في نطاق الادارة العامة لان المصلحة العامة تقتضي ان يقتصر عمل كل
موظف على نوع واحد يتفرغ له ويجيده ويتقنه وتساهم هذه القاعدة في تحقيق قانون وضع الرجل
المناسب في المكان المناسب وفي الزمان المناسب مما يساعد على توفير الجهد الفكري
والمادي وزيادة الانتاج وتحسين نوعيته وتخفيض كلفة الخدمات.
6· نطاق الاشراف:
أي تحديد الطاقة المثلى للرئيس الاداري في الاشراف
الفعال على مرؤسيه ذلك ان اتساع حدود هذا الاشراف يضعف من امكانية الرئيس الاداري
في تتبع مرؤوسيه والوقوف على المستويات الفعلية لادائهم مما يفيد بالتالي من قدرته
على التوجيه السليم للاعمال وكشف الاخطاء والانحرفات قبل ان يترتب على تراكمها
اثار تضر سير العمل داخل المؤسسة او الادارة .
7· التنسيق :
المقصود باتنسيق تنظيم علاقة
كل وحده مع الوحدات الاخرى بحيث تساهم كل منها باسلوب مباشر اوغير مباشر في تحقيق
الهدف الكلي للدائرة او المؤسسة .
8· عدم صلاحية المجالس واللجان لمباشرة اعمال الادارة التنفيذية :
القاعدة المسلم بها في علم الادارة العامة "ان المجالس او اللجان لا تصلح للقيام بالاعمال
التنفيذية التي تستلزمها الوظيفة الادارية" لذا يجب ان يعهد بسلطة البت واصدار القرارات الواجبة
التنفيذ الى اداري فرد وبناء على ذلك يكون على راس كل وزارة او هيئة او مؤسسة عامة
رئيس فرد يتولى ادارة شؤونها وان ذلك يوفر فرصة اكبر للمعرفة والنشاط والحماس
للعمل والانتباه الى مقتضياته . اما اللجان عدد اعضائها كبير قراراتها بطيئة
نشاطها اقل صعب جمع كل افرادها لذا يمكن ان تنفع في مسائل كوضع الانظمة ومناقشة
قضايا عامة
مشاكل الادارة العامة في العراق .
1. المركزية الشديدة حيث تستغرق
رحلة البريد ماشاء الله بين الدوائر واخرى والوقت مفتوح بين الدوائر والحفظات
والعكس .
2. البطء في اتخاذ القرارات
الادارية .
3. تعدد جهات الاشراف والوصاية .
4. اختلال وظائف الادارة ·
5. تخلف الانظمة الادارية
والتطبيقات .
6. ضعف كفاءة الكادر على كافة
المستويات .
7. انعدام ثقافة التاهيل
والتدريب .
8. تدني الاجور والرواتب وضعف
الحوافز .
9. سوء استخدام تقارير الكفاءة
والترفيع الدوري للعاملين حيث يرفع الجميع 9%.
10.
غياب تحديد الاهداف وقياس تحقيقها على كافة المستويات
حيث اصبحت الادارة تعمل بلا غاية ولا يمكن قياس عملها حيث لا يوجد معايير اداء .
11.
عدم وجود معايير لتقييم القادة الاداريين .
بعض الحلول للمشاكل الادارية في عراق
1.
تفويض السلطة وعدم تركيزها .
2.
محاسبة الادارات على نتائج قراراتها .
3.
خلق وتنمية الكوادر القيادة .
4.
الحد من الروتين والبيروقراطية وتفعيل النافذة الواحدة .
5.
معالجة نظام الرواتب والاجور والحوافز.
6.
تقييم الاداء ووضع معايير في كل امر .
7.
اعادة النطر باساليب الرقابة .
8.
تطوير التشريعات القديمة.
9.
اعتماد المعلوماتية في العمل الاداري
